Importancia de la revisión de existencias (inventarios) en la planeación, ejecución y conclusión de una auditoría.

Autor: CPC María Isabel Colmenares Lara

Introducción

Como parte de las áreas importantes que debe considerar el auditor al momento de cerrar los trabajos de auditoría se encuentran los inventarios, sobre todo en aquellas empresas en las que este rubro es de suma importancia tanto en los valores que representa como en la cantidad de productos que la empresa auditada comercializa en el año.

Es así que cuando el auditor determina que este rubro representa una importancia relativa en la revisión que llevará a cabo tiene que atender entre otras disposiciones normativas las siguientes:

Conforme lo señalado en la NIA 200 “Objetivos globales del auditor independiente y realización de la auditoría de conformidad con las Normas Internacionales de Auditoría”,  que a la letra señala:  “El concepto de importancia relativa se aplica por el auditor tanto en la planificación como en la ejecución de la auditoría, así como en la evaluación del efecto de las incorrecciones identificadas sobre la auditoría y, en su caso, de las incorrecciones no corregidas sobre los estados financieros”.

Asimismo la NIA 320 “Importancia relativa o materialidad en la planificación y ejecución de la auditoría”, indica lo siguiente: “El auditor aplica el concepto de importancia relativa tanto en la planificación y ejecución de la auditoría como en la evaluación del efecto de las incorrecciones identificadas sobre dicha auditoría y, en su caso, del efecto de las incorrecciones no corregidas sobre los estados financieros, así como en la formación de la opinión a expresar en el informe de auditoría”.

Ahora bien, en nuestra normatividad como auditores para la ejecución de nuestro trabajo (NIAS), cuando se trata de inventarios o existencias de mercancías debemos atender a la NIA 501 “Evidencia de auditoría-consideraciones específicas para determinadas áreas”, en ella se tratan tres puntos importantes que el auditor debe considerar para efecto de planear, ejecutar y concluir su auditoria mismos que señalo a continuación:

(a) la realidad y el estado de las existencias,

 (b) la totalidad de los litigios y reclamaciones en los que interviene la entidad; y

(c) la presentación y revelación de la información por segmentos de conformidad con el marco de información financiera aplicable.

Desarrollo

Con las Normas Internacionales de auditoría (NIA’s) señaladas anteriormente trataré de adentrarme en el concepto específico de la actuación que debe tener el auditor al enfrentarse a las existencias de mercancías en las entidades en las cuales como ya se mencionó al principio, es un rubro importante y a su vez material para los efectos de la revisión a los estados financieros.

Para esto destaco tres situaciones a las que regularmente nos enfrentamos en nuestra vida diaria al atender empresas con este rubro específico de las existencias de mercancías:

1. Cuando somos contratados posteriormente a la fecha de la toma de inventarios por parte de la administración de la entidad.

• Cuando somos contratados en tiempo y presenciamos el inventario en las fechas programadas por la administración.

• Cuando la entidad tiene inventarios en diversas partes del país y somos contratados antes de la fecha de la toma física de estos.   

Analizando el primer punto es importante hacerle ver a la empresa contratada desde un inicio que esta condición puede ser importante y significativa en la conclusión de los trabajos, esto debe ser tratado de origen en la propuesta de servicios según lo señalado en la NIA 201 “Acuerdo de los términos del encargo de auditoría”; dependerá en buena parte de los controles internos que tenga implementados la entidad para que el auditor pueda satisfacerse con procedimientos posteriores respecto de las cifras mostradas en los estados financieros sujetos a revisión.

El auditor deberá obtener la evidencia suficiente y adecuada respecto a la toma de inventarios que la entidad realizó para cerciorarse de las variaciones detectadas por el personal de la administración y el tratamiento que se le dió a las mismas, en caso de que las hubiera, y el momento de su registro contable.

Tratará de poder identificar con procedimientos específicos la identificación de productos a la fecha de los estados financieros y el momento de su venta posterior.

Respecto a la segunda condición, el auditor deberá estar presente en la toma física de los inventarios a fin de comprobar mediante procedimientos selectivos la existencia de los mismos; asimismo en ese momento mediante la observación se dará cuenta del nivel de control interno que tiene implementado la administración de la entidad. Algunos de los puntos fundamentales y básicos que puede observar el auditor son: la existencia de equipos de trabajo definidos y preparados para este conteo, el acomodo de la mercancía conforme a los listados emitidos por la administración, la seguridad que se tenga respecto al correcto almacenamiento y acomodo de los productos, la correcta organización de los equipos para los segundos conteos, etc… 

Finalmente el tercer supuesto conlleva también dejar claro desde el inicio de los trabajos de auditoría, al tener el conocimiento integral de la entidad, para que señalemos en nuestra carta compromiso la posibilidad de que sean contratados los servicios de terceros (auditores), para efecto de que pueda llevarse a cabo  la toma física de los inventarios en las diversas bodegas que la entidad tuviera en el país, de conformidad con la NIA 600 “Consideraciones especiales -auditorías de estados financieros de grupos (incluido el trabajo de los auditores de los componentes)”. 

Atendiendo esta situación, será responsabilidad total del auditor el poder organizar a los equipos de trabajo que estén a su alcance y los que sean contratados para efectuar las pruebas correspondientes en las diversas entidades en donde se tengan existencias por parte de la entidad.

Conclusión

En las tres condiciones previstas en este trabajo es importante resaltar que para efecto de que el auditor pueda llegar a una conclusión (opinión) lo más adecuada posible, para el caso concreto dependerá sustancialmente del establecimiento de controles internos de calidad por parte de la administración, con esto y la valoración que el auditor haga de los resultados de las pruebas efectuadas (procedimientos) le darán la facilidad para llegar a una conclusión correcta basada en su juicio profesional, y poder estar en condición de  emitir ya sea un opinión no modificada (favorable), o en su caso una opinión modificada.