Efectos fiscales de la e. Firma

Comisión Fiscal 3.0

Autor:

• C.P., M.A.T., M.F.I y M.B.A. Ricardo Francisco Jáuregui Rodríguez

En el dinámico entorno de la contabilidad, donde la precisión, la seguridad y la eficiencia son pilares fundamentales, la firma electrónica (e. Firma) ha irrumpido como herramienta revolucionaria, redefiniendo los paradigmas de la firma tradicional de documentos. Esta innovadora tecnología ha abierto un abanico de posibilidades para los contadores, optimizando procesos, reforzando la seguridad jurídica y contribuyendo en la sostenibilidad ambiental.

La validez legal de la e. Firma en México se sustenta en un marco legal robusto que ofrece plena confianza a usuarios y autoridades. Este marco comprende:

Ley Federal de la Firma Electrónica: Promulgada en el año 2000, esta Ley marco un hito al establecer las bases legales para el uso de las firmas electrónicas en el ámbito legal, los principios generales, requisitos y procedimientos para la emisión, uso y validez de las firmas.

En junio 2002 se promulgo la NOM – 151 – SCFI- 2002 es una Norma Oficial Mexicana que establece las bases legales que permitan el cumplimiento de la obligación a cargo de los comerciantes que utilicen mensaje de datos[1]. Posteriormente el 30 de marzo de 2017 se vuelve a emitir esta NOM 151 para considerar tanto la conservación de mensajes de datos como la digitalización de documentos

Sin embargo, fue la reforma al Código Civil Federal (CCF) y al Código de Comercio (CC) en 2003 la que consolido el avance hacia la plena equiparación jurídica de la e. Firma con la firma autógrafa. Este hito legislativo despejo las dudas y allano el camino para la adopción generalizada de la e. Firma en diversos sectores, incluyendo el ámbito contable.

Código Civil Federal: Reconoce la validez jurídica de la firma electrónica en los mismos términos que la firma autógrafa, otorgándole plena validez legal en el ámbito civil.

• Código de Comercio: Equipara la e. Firma a la firma autógrafa en cuanto a sus efectos jurídicos en el ámbito mercantil, permitiendo su uso en operaciones comerciales.
• Ley Federal de Procedimientos Administrativos: Facilita el uso de la firma electrónica en las comunicaciones y trámites con las autoridades administrativas, agilizando procesos y reduciendo tiempos.

Cronología de Reformas más relevantes

Los contratos electrónicos firmados con e. Firma tienen la misma validez jurídica que los contratos firmados en papel. Esto permite a las empresas y/o profesionistas agilizar la firma de contratos con clientes, proveedores, socios comerciales y otras partes involucradas en la actividad empresarial, optimizando la gestión contractual y minimizando riesgos legales.

La firma electrónica no solo simplifica y agiliza procesos, sino que también aporta un valor fundamental en el ámbito contable: la certeza jurídica y fecha cierta. Al firmar un documento electrónico con e. Firma, se garantiza:

• Autenticidad del firmante: La e. Firma permite verificar de manera fehaciente la identidad de la persona que firma el documento, eliminando la posibilidad de suplantación de identidad y fraudes.
• Integridad del documento: La e. Firma asegura que el contenido del documento no ha sido alterado desde su firma, protegiendo la información contra manipulaciones y garantizando la veracidad de los datos.
• No repudio. El firmante no puede negar haber firmado el documento electrónico, lo que refuerza la confiabilidad y la seguridad jurídica de las transacciones.
• Fecha Cierta. Este es elemento fundamental cuando se tienen actos de molestia por parte del Servicio de Administración Tributaria (SAT) un elemento fundamental para los efectos legales y probatorios, donde la precisión temporal es esencial para satisfacer a la autoridad, interviene el proceso blockchain[2] una serie de códigos inviolables que permiten establecer, hora, fecha, ubicación física e IP del equipo que firmo determinado documento.

Constitución de Sociedades Mercantiles en México utilizando biométricos.

El 14 de marzo de 2016 se publicó en el DOF las reformas que darían pie a la constitución de sociedades mercantiles en México sin presencia física ni del Fedatario Público ni del accionista durante el proceso.

Se añadió un nuevo Capítulo (XIV) De la sociedad por acciones simplificada (SAS) que consta de 14 artículos (260 al 273) en donde se reconocen este tipo de sociedades y se dispone que el proceso de constitución estará a cargo de la Secretaría de Economía (SE) y se llevará a cabo por medios digitales, asimismo, se establece que en ningún caso se exigirá el requisito de escritura pública, póliza o cualquier otra formalidad adicional para su constitución.

Los requisitos para constituir una SAS son los siguientes (pie de página articulo 262 LGSM):

1. Uno o más accionistas.
2. Externar su consentimiento para constituir una SAS, bajo los estatutos preestablecidos por la SE.
3. Que un accionista cuenta con la autorización de la denominación social emitida por la SE.
4. Que todos los accionistas cuenten con e. Firma

Anteriormente el proceso en promedio demoraba10 días hábiles, obteniendo de durante todo el proceso lo siguiente:

• SE
  • Constitutiva.
  • Boleta de Registro publico.
• SAT
  • Inscripción de la sociedad en el RFC.
  • E. Firma de la SAS.
• IMSS
  • Registro patronal ante IMSS.
• Santander.
  • Cuenta bancaria.

Actualmente el SAT exige que el proceso de inscripción y obtención de e. Firma de una SAS se lleve de manera presencial, pero es lo único que ha cambiado desde la existencia de este tipo de sociedades a la fecha.

Con este antecedente se abre la posibilidad de constituir sociedades mercantiles utilizando biométricos y son los Corredores Públicos quienes actualmente gozan de esta facultad, puesto que el Notario Público si exige sea presencial la constitución.

Ante la digitalización en este proceso hay posturas en sentido opuestas, quienes apoyan y coinciden con los beneficios explicados y quienes no apoyan entre sus argumentos está el utilizar la digitalización para constituir EFOS a granel, sin embargo, la forma tradicional por más presencialidad que se tenga ya sea consciente o inconscientemente ha permitido constituir este tipo de sociedades. La diferencia con la digitalización sería la prueba en video que el Corredor está obligado a resguardar como parte integrante de su expediente, adicional a los cruces de manera automatizada con diferentes dependencias de gobierno, tanto nacionales como internacionales.

Efectos fiscales de la e. Firma

La e. Firma ha revolucionado la manera en que los contribuyentes interactúan con el SAT, agilizando y asegurando numerosos trámites:

Presentación de Declaraciones y Trámites: La e. Firma es indispensable para acceder al portal del SAT y presentar una amplia gama de declaraciones fiscales, incluyendo las declaraciones anuales de personas físicas y morales, las declaraciones mensuales de impuestos como el IVA y el ISR, y las declaraciones informativas. Además, permite realizar trámites en línea como la solicitud de devoluciones de impuestos, la presentación de avisos de cambio de domicilio fiscal, la obtención de la Constancia de Situación Fiscal, y muchos otros. Su uso elimina la necesidad de acudir físicamente a las oficinas del SAT, ahorrando tiempo y recursos, y proporcionando un entorno seguro para el intercambio de información sensible.

Facturación Electrónica (CFDI): La emisión y el timbrado de los Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI), mejor conocidos como facturas electrónicas, requieren el uso de la e. Firma del emisor. Esto garantiza la autenticidad del emisor y la integridad del contenido de la factura, otorgándole plena validez legal y fiscal. La correcta conservación de estos CFDI, tanto por el emisor como por el receptor, debe realizarse cumpliendo con los lineamientos de la NOM-151, asegurando su accesibilidad y valor probatorio en caso de auditorías o requerimientos futuros.

Buzón Tributario: El Buzón Tributario es el sistema de comunicación electrónica oficial entre el SAT y los contribuyentes. El acceso y la gestión de este buzón se realizan mediante la e. Firma. A través de este medio, el SAT notifica actos administrativos, requerimientos de información y otras comunicaciones relevantes. Es crucial que los contribuyentes revisen periódicamente su Buzón Tributario, ya que las notificaciones realizadas por esta vía se consideran legalmente entregadas. La e.firma asegura que solo el contribuyente o su representante legal puedan acceder a esta información confidencial.

Fecha cierta.

En2019 por contradicción de tesis surgió una Jurisprudencia[3] que indica elementos para que los documentos privados adquieran “fecha cierta”, los cuales son:

1. Se inscriban en el Registro Público de la Propiedad.
2. A partir de la fecha en que se presenten ante un fedatario público o;
3. A partir de la muerte de cualquiera de los firmantes

Dicha sentencia establece categóricamente que, si nuestros documentos privados no se encuentran en alguno de los puntos mencionados, no se podrá considerar como prueba valida fiscalmente hablando, sin embargo, en 2020 la Procuraduría de la Defensa del Contribuyente (PRODECON) emitió un criterio[4] el cual establece que en facultades de comprobación un documento privado adquiere “fecha cierta” cuando se cumpla con los siguientes elementos:

1. Sea firmado con e. Firma.
2. Cuente con una constancia de conservación de mensaje de datos.

Lo anterior facilita la aplicación del principio de equivalencia funcional en nuestra rutina operativa. Procesar nuestros documentos privados (contratos, convenios, estimaciones, cotizaciones, órdenes de compra, notas de remisión, avances de obra, pagarés, actas de asamblea, entre otros) mediante nuestra e. Firma se vuelve una opción atractiva para asegurar de forma ágil la materialidad con fecha cierta que demanda el SAT, fortaleciendo la seguridad de nuestras operaciones.

Aplicaciones Prácticas en Otros Ámbitos:

Más allá del ámbito fiscal, la e. Firma ofrece beneficios significativos en otros campos:

Ámbito Laboral: En el contexto laboral, la e. Firma puede utilizarse para la firma de contratos individuales de trabajo electrónicos, lo que agiliza el proceso de contratación y reduce el uso de papel. También puede emplearse en la firma de convenios de confidencialidad, acuerdos de terminación laboral, y potencialmente, en la firma digital de recibos de nómina, siempre y cuando se cumplan con los requisitos establecidos por la Ley Federal del Trabajo y otras normativas aplicables, incluyendo la correcta conservación de estos documentos bajo los principios de la NOM-151. La implementación de la firma electrónica en estos procesos puede mejorar la eficiencia en la gestión de recursos humanos y la seguridad de la documentación laboral.

Ámbito Legal Corporativo: Dentro del ámbito corporativo, la e. Firma puede facilitar la firma de contratos mercantiles entre empresas, convenios entre socios, y otros documentos legales relevantes. Si bien la firma de actas de asamblea puede requerir formalidades adicionales dependiendo de la legislación y los estatutos sociales, la e. Firma podría utilizarse en ciertos casos para autenticar la identidad de los firmantes. La utilización de la firma electrónica en estos documentos aporta seguridad jurídica y agiliza los procesos de formalización de acuerdos comerciales y corporativos.

Ámbito de Litigio: En el ámbito de litigio, los documentos firmados electrónicamente con e. Firma pueden ser presentados como prueba documental, siempre y cuando se cumpla con los requisitos establecidos en la NOM-151 para garantizar su integridad y autenticidad. Esto implica la necesidad de preservar los metadatos del documento electrónico y, en algunos casos, contar con la intervención de un proveedor de servicios de certificación para garantizar la cadena de custodia digital. Si bien la aceptación generalizada de documentos firmados con e. Firma como prueba en juicio está en evolución, su validez probatoria se fundamenta en la LFEA y la NOM-151. Es importante estar al tanto de los criterios y jurisprudencia de los tribunales mexicanos en relación con la admisión de este tipo de pruebas.

Consideraciones Importantes (NOM-151):

La NOM-151-SCFI-2016 es fundamental para asegurar la validez jurídica de los documentos digitales firmados con e. Firma que se conservan a largo plazo. Sus requisitos clave incluyen:

Integridad: Garantizar que el contenido del mensaje de datos no haya sido alterado desde su generación o firma. Esto puede lograrse mediante el uso de sellos de tiempo y firmas digitales.

Autenticidad: Asegurar la identidad del remitente y del firmante del mensaje de datos. La e. Firma cumple con este requisito al estar vinculada de manera única al titular.

Disponibilidad y Consulta Posterior: Los documentos electrónicos deben ser accesibles para su consulta durante el periodo de conservación requerido por la legislación aplicable. Esto implica contar con sistemas de almacenamiento seguros y mecanismos de recuperación eficientes.

Conservación de Metadatos: Es crucial preservar la información asociada al documento electrónico, como la fecha y hora de firma, la identidad del firmante y cualquier otra información relevante para su validez probatoria.

Para cumplir con la NOM-151, es recomendable utilizar los servicios de Proveedores de Servicios de Certificación (PSC) acreditados, quienes ofrecen soluciones para la digitalización, firma electrónica y conservación de documentos electrónicos, garantizando el cumplimiento de los requisitos normativos.

Ejemplos Prácticos de Aplicación de la NOM-151:

Fiscal: Al conservar las facturas electrónicas (CFDI) firmadas con e. Firma, el sistema de almacenamiento debe garantizar que no se modifiquen, que se pueda verificar la autenticidad del emisor a través del certificado digital asociado, y que estén disponibles para su consulta durante el plazo legal establecido. Los PSC pueden ofrecer servicios de almacenamiento con sellado de tiempo para cumplir con estos requisitos.

Laboral: Al digitalizar y conservar contratos laborales firmados electrónicamente, se deben implementar medidas para asegurar que el documento original no sea alterado, que se pueda verificar la identidad del empleador y el empleado a través de sus firmas electrónicas, y que los documentos se almacenen de forma segura y accesible durante el tiempo requerido por la ley laboral.

Legal Corporativo: La conservación de contratos (civiles, mercantiles, financieros, entre otros) firmados con e. Firma debe garantizar su integridad a través de mecanismos de control de acceso y auditoría, la autenticidad de las partes firmantes mediante la verificación de los certificados digitales, y su disponibilidad para futuras consultas o en caso de litigio.

Conclusiones:

La e. Firma se ha consolidado como una herramienta indispensable en el panorama fiscal mexicano, simplificando trámites y brindando seguridad en las interacciones con el SAT. Sin embargo, su utilidad trasciende el ámbito tributario, ofreciendo beneficios significativos en los campos laboral, legal corporativo e incluso en el litigio. La correcta aplicación y conservación de los documentos firmados electrónicamente, en estricto cumplimiento con la NOM-151-SCFI-2016, es fundamental para garantizar su validez jurídica y probatoria en cualquier contexto.

Como profesionales de la contaduría, es nuestra responsabilidad no solo adoptar y utilizar la e. Firma de manera eficiente, sino también promover su uso responsable entre nuestros clientes y colegas, destacando sus ventajas y la importancia de cumplir con la normativa aplicable. El futuro de la gestión documental y la formalización de acuerdos pasa inevitablemente por la digitalización y la firma electrónica, herramientas que nos permiten operar de manera más ágil, segura y eficiente en el entorno empresarial actual.

[1] Se define el concepto “Mensaje de Datos” como la información generada, enviada, recibida, archivada o comunicada a través de medios electrónicos, ópticos o cualquier otra tecnología.

[2] El blockchain, también conocido como cadena de bloques, es una tecnología innovadora que ha revolucionado la forma en que se almacena y gestiona la información. Se trata de una base de datos distribuida que funciona como un libro mayor inmutable y transparente donde se registran transacciones de forma segura y verificable.

[3] Semanario Judicial de la Federación Registro digital: 2021218

[4] 28/2020/CTN/CS-SASEN (Aprobado 9na. Sesión Ordinaria 29/10/2020)